Ressources limitées : comment gérer son projet, une fois lancé ?

Il n’est pas toujours facile de prévoir toutes les éventualités lors d’un projet, même si le Chef de projet essaie d’anticiper un maximum de facteurs clés tels que les bugs, les incompréhensions des parties prenantes ou encore des ressources limitées.

Une fois le projet lancé, faire face à des ressources humaines réduites, des budgets serrés ou un manque de matériel peut sembler complexe. Heureusement, les méthodes agiles, notamment Scrum et Kanban, offrent des solutions adaptées. Cet article présente un plan d’action concret pour optimiser vos ressources et maintenir votre projet sur les rails.

Votre plan d’action agile

1. Analysez vos ressources disponibles et réévaluez vos priorités

Au cours de votre projet, effectuez une évaluation réaliste de vos ressources actuelles et des contraintes survenues :

– Identifiez les ressources manquantes qui peuvent être humaines, financières et/ou matérielles.
– Organisez un atelier de réévaluation avec l’équipe de développement pour examiner le backlog produit et réévaluer les priorités en fonction des nouvelles limites.
– Mettez à jour votre tableau Kanban ou backlog Scrum pour refléter les ressources disponibles et les tâches critiques à exécuter.
– Identifiez les livrables essentiels et renoncez à ceux à faible valeur ajoutée, en impliquant les parties prenantes (votre équipe de développement et le client) dans ces décisions.

2. Ajustez les objectifs SMART à la réalité actuelle

Adaptez les objectifs initiaux du projet à la situation actuelle en gardant la méthodologie SMART comme guide.

Petit rappel pour ceux/celles qui l’auraient oublié, un objectif SMART est un objectif qui se doit être Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel. Cela signifie qu’il doit être clairement défini, quantifiable et réalisable avec vos ressources limitées, pertinent par rapport aux besoins du projet, et avoir une deadline précise. N’oubliez pas de définir des standards de qualité simples et clairs et assurez-vous qu’ils soient bien compris et respectés au fil de vos sprints !

– Redéfinissez les objectifs de chaque sprint : Limitez les livrables par sprint en fonction de la capacité réduite de l’équipe.
– Intégrez les contraintes dans la Définition of Done (DoD), afin que chaque tâche achevée respecte toujours un niveau minimal de qualité.
– Fixez des jalons réalistes et atteignables pour maintenir la motivation de votre équipe.

3. Découpez et priorisez les tâches pour avancer progressivement

Avec des ressources limitées, maximisez la valeur de vos tâches.

– Découpez les user stories en éléments encore plus petits (par exemple, des micro-tâches) pour garantir des avancées régulières.
– Priorisez à l’aide de la méthode agile MoSCoW (Must, Should, Could, Would) pour maximiser la valeur tout en réduisant les délais.
– Servez-vous du tableau Kanban pour limiter le nombre de tâches en cours (petit rappel : l’équipe de développement s’auto-gère et détermine le nombre maximum de tâche en cours “WIP Limit”).

4. Communiquez de manière transparente et proactive auprès de vos parties prenantes

– Daily meeting : Concentrez-vous sur les obstacles liés aux ressources et les solutions possibles. Encouragez l’équipe à collaborer pour surmonter ces défis.
– Sprint Review : Expliquez clairement aux parties prenantes (ex : équipe/client) l’impact des ressources limitées sur les livrables et proposez des ajustements fondés sur des priorités stratégiques (étapes précédentes du plan d’action).
– Tableau Kanban : Utilisez un tableau Kanban qui permet de gérer visuellement votre projet et améliore le flux de travail.

5. Maintenez et optimisez vos réunions de suivi

Les réunions de suivi deviennent encore plus importantes dans un contexte de ressources limitées.

– Utilisez les sprint reviews pour présenter ce qui a été réalisé, expliquer les ajustements effectués et mettre en avant les étapes suivantes.
– Tirez parti des rétrospectives pour identifier les problèmes liés à la gestion des ressources et proposer des solutions concrètes pour le prochain sprint.
– Surveillez les indicateurs clés (WIP, Cycle time, Throughput…) de la méthode Kanban, pour ajuster rapidement.

6. BONUS : Anticipez et identifiez les potentielles limites avant que le projet ne commence

Facile à dire ? Vous avez raison. En revanche, lorsque l’on voit que cela minimise toutes surprises, que l’on arrive mieux à gérer les imprévus et que cela évite le gaspillage de ressources grâce à la priorisation des fonctionnalités… Prenez le temps d’anticiper !

Exemples concrets de projets avec ressources limitées

Projet marketing :

– Réduisez le coût des campagnes en vous concentrant sur des stratégies à faible coût, comme le content marketing ou le SEO.
– Planifiez les activités en sprints courts pour valider rapidement ce qui fonctionne.

Développement de produit :

– Priorisez les fonctionnalités critiques en maintenant toutes les cérémonies Scrum
– Organisez des démonstrations de sprint pour recueillir des feedbacks rapides et ajuster les tâches restantes.

En suivant ce plan d’action agile, vous pourrez gérer efficacement votre projet, même une fois lancé, en vous adaptant aux contraintes. Fixer des deadlines réalistes et communiquer régulièrement de façon transparente vous aideront à maintenir la qualité et à satisfaire vos clients.

Bonne gestion de projet ! 🚀